Cómo PipeAnswer Construye Su Recepcionista en Minutos

Si dirige un pequeño negocio de servicios, probablemente no tenga tiempo para un largo proyecto de configuración. Esta publicación explica cómo PipeAnswer configura a Mike, nuestro recepcionista de IA, para que sepa exactamente qué sucede en cada paso y qué dirá y no dirá Mike a sus llamadas.

Paso 1: Dirija a Mike a su sitio web o listado de Google

Comienza dándonos el sitio web de su negocio o su Perfil de Negocio de Google. Mike usa lo que hay allí, como sus servicios, área de servicio y horarios, para redactar un perfil de su negocio.

La mayoría de los negocios de servicios ya tienen uno u otro, así que no hay nada nuevo que escribir desde cero.

Paso 2: Revise el perfil y corrija cualquier error

El borrador es un punto de partida, no la última palabra. Usted lo lee y corrige cualquier cosa que esté desactualizada o falte. Mike solo les dice a las llamadas lo que usted ha confirmado.

Cosas que vale la pena revisar:

• Servicios. ¿Está todo lo que hace listado? ¿Algo que haya dejado de hacer?
• Área de servicio. ¿Son correctos los pueblos y vecindarios?
• Horarios. ¿Están actualizados?
• Preguntas comunes. Por ejemplo, si ofrece estimados gratuitos. Solo incluya respuestas con las que esté contento de que Mike repita.

Tómese su tiempo aquí. Unos minutos de revisión ahorran muchas llamadas de seguimiento incómodas.

Lo que Mike hará y no hará

Vale la pena aclarar esto antes de escuchar a Mike en una llamada.

Mike hará:

• Decirle a cada llamada desde el principio que es una IA.
• Preguntar qué necesita la llamada y tomar su nombre y número.
• Anotar cuándo la llamada desea una devolución de llamada. Su equipo confirma la hora real.
• Responder preguntas usando solo lo que usted ha confirmado.

Mike no hará:

• Cotizar precios. Mike recopila los detalles para que su equipo pueda dar la cotización.
• Prometer horarios. Mike no se compromete con horarios de llegada o citas. Su equipo confirma esos.
• Manejar emergencias. PipeAnswer no es un servicio de emergencia. Si una llamada menciona olor a gas o monóxido de carbono, Mike le dice que salga del edificio y llame al 911.
• Atender llamadas en otros idiomas por ahora. Por ahora, Mike solo responde llamadas en inglés.

Todos los planes incluyen un widget de chat para su sitio web. Mike contesta sus llamadas telefónicas y el widget de chat responde a los visitantes de su sitio web.

Paso 3: Haga una llamada de prueba gratuita

Antes de que nada entre en funcionamiento, usted llama a Mike y escucha cómo maneja a una llamada. Es gratis y no se necesita tarjeta.

Pruébelo como lo haría un cliente:

• Pregunte sobre un servicio que ofrece y uno que no.
• Pida un precio y escuche cómo lo maneja Mike.
• Dé su nombre y número y vea lo que Mike captura.

Después de la llamada, recibe el mismo correo electrónico que producirán sus llamadas reales: un resumen, una transcripción completa y una grabación. Léalo como lo haría con un mensaje de un nuevo ayudante de oficina. ¿Le da lo que necesita para devolver la llamada?

Si algo en el perfil necesita cambio, corríjalo antes de entrar en funcionamiento.

Paso 4: Diga adelante y desvíe su número

Cuando esté satisfecho, díganos que adelante. Mike está en funcionamiento en 1 día hábil.

Usted conserva su número existente. Desvía las llamadas de él a Mike, para que los clientes sigan marcando el número que ya conocen. Su compañía telefónica controla el desvío, y muchas le permiten elegir entre desviar todas las llamadas o solo las llamadas que no atiende. Consulte las instrucciones de su compañía para conocer las opciones que tiene.

Después de cada llamada: resumen, transcripción, grabación

Cada vez que Mike responde, usted recibe un correo electrónico con:

• Un resumen de lo que necesita la llamada, su nombre y número.
• Una transcripción de toda la conversación.
• Una grabación de la llamada.

Usted lo lee cuando tiene un minuto, decide a quién llamar primero y lo llama sabiendo lo que quiere.

Consejos para su primera semana

Algunos hábitos le ayudan a aprovechar al máximo a Mike desde el principio:

• Lea cada correo electrónico durante los primeros días. Rápidamente verá sobre qué preguntan más las llamadas.
• Actualice su perfil cuando algo cambie. Nuevo servicio, nuevo pueblo, horarios festivos. Mike solo sabe lo que usted ha confirmado.
• Devuelva las llamadas rápido. Mike toma los detalles, pero el trabajo se gana cuando su equipo devuelve la llamada. Intente devolver las llamadas el mismo día.
• Informe a sus clientes habituales. Si los clientes de mucho tiempo podrían sorprenderse al escuchar una IA, un aviso rápido ayuda.
• Revise sus minutos. Después de un par de semanas sabrá si su plan se ajusta.

Planes

Hay dos planes:

• $49/mes con 250 minutos
• $149/mes con 1000 minutos

Para elegir uno, piense en su volumen de llamadas. Aquí hay un ejemplo práctico, no datos reales: si Mike responde 40 llamadas al mes y promedian 3 minutos, eso son 120 minutos, que caben en el plan de $49. Si espera varios cientos de minutos al mes, considere el plan de $149.

Las llamadas de spam no cuentan contra sus minutos. Puede cancelar en línea en cualquier momento.

Escuche a Mike contestar, gratis

La forma más rápida de juzgar a Mike es escucharlo. Haga una llamada de prueba gratuita, sin necesidad de tarjeta, y vea el correo electrónico que recibiría después. Escuche a Mike contestar, gratis